এই কোভিড কালে আমরা প্রায় সকলেই ইমেইল এর ওপর নির্ভরশীল হয়ে পড়েছি। অনলাইন এক্সাম এর খাতা থেকে শুরু করে অফিস Assignment জমা করার অন্যতম মাধ্যম হয়ে পড়েছে ইমেইল।
ইমেইল করতে গিয়ে নিশ্চই কখনো না কখনো আপনাদের চোখে CC এবং BCC লেখা দুটি পড়েছে। কিন্তু আমরা অনেকেই এর মানে জানিনা। আজ এই বিষয়েই লিখছি।
CC এবং BCC কি ?
সহজ ভাষায় বললে , একই ইমেইল একসঙ্গে অনেকের কাছে একসাথে পাঠাতে হলে CC এবং BCC এর ব্যবহার করা হয়।
CC এর অর্থ কি ?
ইমেইল এ CC হলো Carbon Copy -এর সংক্ষিপ্ত রূপ।
ইন্টারনেট এবং ইমেইল আসার বহু বছর আগে যখন কাউকে একই চিঠি অনেকের কাছে পাঠানোর প্রয়োজন পড়তো , তখন আসল চিঠির কাগজের নীচে কার্বন পেপার রেখে চিঠি লেখা হতো , ফলে কার্বন পেপার এর ছাপ পরের পাতায় পড়তো। ফলে এক চিঠি বারবার না লিখে , একবার লিখলেই হতো।
তেমনই , ফিজিক্যাল কার্বন কপির মতোই ইমেইল এ CC একই ইমেইল অনেকের কাছে পাঠানোর একটি সহজ উপায়।
BCC এর অর্থ কি ?
BCC কে ভাঙিয়ে লিখলে দাঁড়ায় Blind Carbon Copy । CC এর মতোই BCC ও একই ইমেইল অনেকের কাছে পাঠানোর একটি উপায়। কিন্তু CC এর সাথে BCC এর পার্থক্য হলো তে কাকে কাকে ইমেইল পাঠানো হয়েছে তা ইমেইল এ দেখা যায়। কিন্তু BCC তে Recipient(যিনি ইমেইল রিসিভ করেছেন ) আর কাকে এই একই ইমেইল পাঠানো হয়েছে তা দেখতে পারবেন না।
এগুলো কি আসলে কোনো কাজে লাগে?
যদি কোনোদিন এমন প্রয়োজন পড়ে, তবে অবশ্যই এই অপশন দুটি কাজে লাগতে পারে।
CC কখন ব্যবহার করা উচিত ?
অনেকেই ভাবতে পারে , To এর field এ অনেকগুলো email address পরপর লিখলেই তো তাদের সবার কাছে একই ইমেইল চলে যাবে। তাহলে আলাদা করে CC ব্যবহার করার কি মানে হয় ?
আসলে To এর Field শুধুমাত্র আসল Recipient এর জন্য Reserve করা থাকে। তাই সেখানে অনেকগুলো email address একসাথে ব্যবহার করা মোটেই সঠিক পদ্ধতি নয়।
বাকি Recipient দের CC তে লেখা উচিত যাতে তারা সেই একই ইমেইল এর কপি পান।
BCC কখন ব্যবহার করা উচিত ?
BCC প্রধানত এই দুটি সময়ে ব্যবহার করা হয় –
- যখন আপনি চান না আপনি আর কাকে একই ইমেইল পাঠিয়েছেন তা আপনার Primary Recipient জানতে পারুক।
- যখন আপনি অনেক গুলো Recipient কে একসাথে মেইল করতে চান, যারা একে অপরের পরিচিত নয়।
